辦活動最怕細節沒接好！從進場到發票的籌備清單｜TCCC 五大支援：籌備執行

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活動場地從線上訂餐談起：把器材寄放、場佈、餐飲、付款與交接排進同一份執行單，後勤才接得上。

編輯說明

本文由編輯室整理，從企業活動承辦人的角度，說明進場、場佈、餐飲及發票等籌備事項；參考場地租借產業整理、TCCC 台灣文創訓練中心公開資料及企業活動場地與整合支援說明。

活動籌備最常卡住的，往往是講師何時能進場、器材誰接收、餐點送到哪裡，以及發票能不能配合公司請款。場地訂到只是第一步；把這些問題留到活動當天，通常已沒有時間協調。

TCCC（台灣文創訓練中心）將籌備執行列為五大支援之一，五大支援包含：場地設備、籌備執行、跨館安排、正式會務、內容延伸，各自對應企業活動的一個環節，本篇談的是其中的「籌備執行」。

範圍是場地本身與隨場地提供的項目：租用時段、進場與撤場、寄放與場佈、基本設備、餐飲預訂、付款與發票。以餐飲為例，TCCC 台灣文創美食中心在北、中、南區都有合作店家，承辦人可由餐飲服務頁線上預訂多人餐點或個人餐點；進場、寄放與付款等其他後勤，各館條件也不相同。以下從承辦人最常問的四個問題整理。

課程 9 點開始，講師 8 點半要測設備，進場怎麼問？

把 8 點半列成需要使用場地的時點，再核對租用時段，是最直接的問法。做法是先把「講師到場、設備測試、工作人員報到、學員入場、正式開課、休息、收拾離場」排成一條時間線；活動 9 點開始、講師想 8 點半先測簡報，詢價時就寫 8 點半，別只訂 9 點起的時段。能否在這個時間進場、是否另計費用，由館方依前後場次確認。

TCCC 場地租用辦法載明租用時間已包含場地佈置，需要額外提早進場佈置時，依加時規定另計租金。詢價時可以一次問清楚：「最早可進場的時點是幾點？由誰開門或提供門禁方式？測試與撤場的時間是否計費？前一場延誤時應聯絡誰？」

自助使用的時段要多問幾件事。辦法另列有自助時段，現場沒有管理人員，門禁方式由館方另行通知；承辦人要先知道誰保管門禁資訊、桌椅最後由誰復原、物品與垃圾如何帶離。有現場人員協助時的做法，在自助時段無法直接套用。

器材能不能前一天寄放、海報能不能貼？

兩個問題在官網都有依據，答案要按館別核對。寄放方面，場地租用辦法列有可收件的館別、寄件地址與寄達期限，可寄放的件數有限，超過依辦法另計。主辦方先列出物品名稱、件數、大小、送達與領回時間，問清楚由誰接收、放在哪裡、責任如何劃分，收到明確回覆前不安排物流送達。

海報可以貼，但已粉刷牆面不得塗寫釘掛，黏貼要用環保黏土或無痕膠帶，牆面毀損會依辦法收取維修費。張貼位置、固定方式與使用時間先提出，活動結束時復原。報到桌、額外桌椅或投影設備的搬入、安裝、試用與撤場時間也一起計入，別把「場地已有設備」當成額外支援都包含在內。

場地端能協助的項目可先看籌備執行說明；器材保管、布置人力與費用按館別及個案核對。主辦方自行委託廠商時，另外約定送達、操作與收回的負責人。

便當最晚何時下單、餐費和場租能不能分開開票？

下單期限要看供餐方式，先決定是透過場地的餐飲服務預訂，還是主辦方自行訂餐。TCCC 台灣文創美食中心在北、中、南區都有合作店家，便當、飲料與點心可在官網餐飲頁線上預訂，多人餐點與個人餐點分開下單，外送到場館；各店家的供應館別、下單期限、外送門檻與取消條件，點進店家頁即可看到，依該次訂購的說明為準。先定幾份、送餐時間與用餐位置；有蔬食或特殊飲食需求的人，下單時一併標記。主辦方自行訂餐時，先問可否在指定區域用餐、由誰接收、垃圾怎麼處理。

分開開票可以提出，但要在付款前。籌備執行頁寫明：需要開立統編、餐費與場租分開開票，或逐場次開立發票時，請在付款前告知，由承接窗口確認可採用的開立方式。承辦人先向公司採購或財務核對公司抬頭、統編、報價單、採購單、請款附件與付款期限，再一次整理給場地窗口，取得書面確認後進行內部核准。

費用的計算方式與確認流程可先對照場地費用與報價條件；取消與變更的規則見同一份辦法。兩者都以本次適用的正式報價與個案回覆為準。

一張執行單，讓現場同事看同一版

資訊落差最常出現在流程變動、餐點數量修改，或器材改由另一位同事接收的時候。解決方法是讓講師、採購、財務、場地與現場同事看同一份更新後的執行單，取代反覆轉寄訊息。

一張執行單至少記下：活動日期與館別；進場、測試、報到、休息與撤場時點；器材及海報的送取方式；餐點份數與送達窗口；報價、付款與發票的待辦事項；每項工作的負責人、最後確認日期與目前狀態。

例如原本預定自行訂餐，後來改請場地協助詢問，留下「原安排、提出的新需求、場館回覆、是否影響費用、最新執行版本」，接手的同事就知道哪一種安排已確認。未確定的事項直接標「待回覆」，比先填成已完成安全。

TCCC 官網的活動籌備確認時程表可作為整理起點，關於 TCCC列有各館與支援範圍。主辦方負責課程內容、講師與學員通知、自備器材及自行訂餐的安排；場地端協助核對的項目與人力依館別、時段和報價為準。活動結束時再核對桌椅復原、物品領回與文件收尾，這一次的紀錄就能留給下一場。

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場地租借產業整理｜場地租借

主體公開資料｜TCCC 台灣文創訓練中心

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官網｜籌備執行

官網｜場地租用辦法

工具｜活動籌備確認時程表

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