每月報表都要重做？Excel要讓AI學會你的步驟

(中央社財經訊息服務20261017 09:49:55)每個月月底一到，就得打開Excel，重新匯入資料、刪除重複紀錄、調整表格格式，再把各部門的數字整理成報表。明明上個月才做過一模一樣的事情，這個月卻還是得從頭再來。如果這些工作只要教AI一次，以後就能請它照著做，是不是就能省下不少時間？微軟近日公布Excel Copilot新功能，開始讓AI不只幫忙分析數字，還能學習使用者反覆執行的工作步驟，讓每個月都得重做的報表，有機會變得更輕鬆。

微軟於10月12日發布、13日更新的Excel Copilot功能介紹中，提出兩種讓AI學習工作流程的方式。其中一項是「Skill Builder」，使用者可以透過文字描述自己的工作步驟，或提供過去使用的指令、完成的報表範例，讓Copilot將這些內容整理成可重複使用的技能。

另一項則是「Skill Recorder」，適合那些自己很熟悉操作方式，卻不知道該怎麼用文字說明的人。使用者可以直接在Excel示範操作，讓Copilot觀察執行過程，再將步驟轉換成可以再次使用的技能。

例如，業務人員每個月都需要整理銷售報表，先匯入各門市的銷售紀錄、依產品類別分類、計算業績，再產生圖表與上個月比較。過去可能得重複操作相同步驟，未來則有機會將這套流程建立成技能，下一次處理類似資料時，直接請Copilot依照既定方式執行。

對行政、財務或營運人員而言，這類功能的吸引力不一定是AI能做出多麼複雜的分析，而是那些每天、每週或每月都會重複的工作，終於有機會不用每次重新開始。

其實，Excel過去就有巨集、Power Query等工具，可以協助使用者自動化重複工作。但對不熟悉程式或資料處理工具的一般上班族來說，要建立自動化流程，仍可能存在一定的學習門檻。這次Copilot強調的則是，讓使用者可以透過自然語言或操作示範，建立自己需要的工作技能。

除了讓AI學習工作步驟，微軟也同步介紹資料整理相關功能。例如「Get Data」可透過對話方式協助建立Power Query資料查詢流程；「Clean Data」則能找出資料中可能存在的重複紀錄、格式不一致或資料類型錯誤等問題，協助使用者在製作報表前先整理資料。

不過，這些新功能並不是所有Excel使用者現在都能立即使用。依照微軟公布的時程，Skill Builder已於10月開始逐步向一般正式版本推出，Skill Recorder則預計10月底先開放給Insiders測試使用。不同功能的推出時間、授權條件與使用環境可能有所差異。

微軟目前也說明，Excel的Copilot技能功能僅支援英文，Office顯示語言需要設定為英文才能使用，因此繁體中文使用者在實際體驗前，仍須留意相關限制。

當然，讓AI記住工作步驟，不代表以後所有報表都能完全不用檢查。例如，公司原本的銷售資料只有產品名稱、數量與金額，後來新增折扣、退款或不同幣別的欄位，如果仍直接套用舊流程，就可能造成計算結果不完整。又或者，財務報表涉及稅額、成本分攤與重要決策，即使AI能協助整理，最後仍需要由熟悉業務的人員確認數字及計算邏輯是否正確。

對企業而言，哪些流程適合交給AI重複執行，哪些步驟必須保留人工核對，也將成為導入AI時需要評估的問題。

Cloudmax匯智資訊協助企業規劃、建置與管理Microsoft 365及雲端數位服務，隨著Copilot逐漸深入日常工作，也協助企業在評估AI應用時，從實際作業流程出發，找出適合應用的地方，引導企業不只是買了copilot還能真正用到企業工作流程中，優先改善的重複性工作，而不只是單純增加一套AI工具。

例如，公司若希望利用AI協助製作每月營運報表，可以先確認資料來自哪些系統、是否有固定的整理規則、由誰負責檢查，以及工作流程變更時該如何調整。當原本的作業方式已經清楚且標準化，才更容易讓AI協助執行，也降低反覆修改與重新整理的情況。

匯智生活觀察室觀察，過去不少人使用AI，主要是請它回答問題、整理文字或協助分析資料；如今AI開始朝向學習使用者的工作方式發展，讓原本需要重複交代的任務，有機會變成可以再次使用的流程。

對經常使用Excel的上班族來說，未來最值得期待的或許不是AI又多會寫一個公式，而是當月底再次打開那份熟悉的報表時，不用再花大半時間做與上個月相同的事，而是能把更多心力留給真正需要判斷與分析的工作。

【匯智生活觀察室】 從生活出發，觀察科技與數位時代的大小事，分享實用資訊，讓科技更貼近日常。 由Cloudmax匯智資訊策劃，持續關注科技、資安與數位生活議題。 官方網站：www.cloudmax.com.tw

圖片來源：Cloudmax 匯智／AI生成